Excel e imprenta para impresiones perfectas

Imprimir hojas de cálculo desde Excel puede parecer sencillo, pero dominar las diferentes opciones y técnicas te permitirá obtener resultados profesionales y optimizar tu flujo de trabajo. Esta información te ayudará a sacarle el máximo partido a la impresión desde Excel, cubriendo desde los aspectos básicos hasta las opciones más avanzadas para la impresión de tablas, hojas completas o selecciones específicas.

Configuración Básica de Impresión en Excel

Antes de imprimir, asegúrate de tener configurada correctamente tu impresora en Excel. Ve a Archivo > Imprimir. Aquí podrás seleccionar tu impresora, el número de copias y otras opciones generales. Recuerda revisar que la impresora seleccionada sea la correcta, ya que esto influye en el resultado final. Si usas una impresora diferente a la que usas en pantalla, los saltos de página y el espaciado de fuente podrían variar.

Para imprimir a un archivo, en lugar de directamente a la impresora, selecciona " Imprimir a archivo " en la sección " Impresora ". Esto te permitirá guardar el documento impreso como un archivo PDF o en otro formato, lo cual es ideal para compartir o archivar.

Imprimir Hojas o Selecciones Específicas

Puedes imprimir la hoja completa o solo una parte. Si deseas imprimir solo una selección, simplemente selecciona el rango de celdas que quieres imprimir antes de ir a Archivo > Imprimir. Excel te permitirá imprimir únicamente la selección actual. Si necesitas imprimir varias hojas de un mismo libro, mantén presionada la tecla CTRL y haz clic en cada nombre de hoja antes de seleccionar Imprimir. Asegúrate de que todos los archivos estén en la misma carpeta.

Configuración Avanzada de Impresión

En la sección de Configuración, encontrarás opciones adicionales como " Imprimir hojas activas " o " Imprimir tabla seleccionada ". Esta última opción resulta útil para imprimir solo una tabla dentro de una hoja más extensa. Recuerda que si tu hoja de cálculo tiene áreas de impresión definidas, Excel solo imprimirá esas áreas a menos que deshabilites esta opción.

Si tu hoja de cálculo tiene filas o columnas ocultas, estas no se imprimirán a menos que las muestres previamente. Para mostrar filas u columnas ocultas, selecciona el rango de encabezados que las rodean, haz clic derecho y selecciona " Mostrar filas " o " Mostrar columnas ".

Consideraciones sobre Formato y Presentación

Algunos formatos, como el texto de color o el sombreado de celda, podrían verse afectados al imprimir en una impresora en blanco y negro. Para mejorar la legibilidad, considera imprimir con líneas de cuadrícula visibles. Esto facilitará la lectura y la diferenciación de los datos.

Optimizando la Impresión: Ajustar Excel al Formato de Impresión

Ajustar al Tamaño de Página

Para ajustar el contenido de tu hoja de cálculo al tamaño de una página, ve a la pestaña Diseño de página > Configurar página. En la pestaña Página, marca la casilla " Ajustar a " y especifica " 1 " en el cuadro " Ancho " para imprimir en una sola página de ancho. El campo " Alto " puedes dejarlo en 0 para que Excel determine automáticamente el número de páginas en alto.

Establecer el Área de Impresión

Si sueles imprimir la misma selección de datos, puedes definir un área de impresión. De esta forma, al imprimir, Excel solo imprimirá la zona especificada. Puedes definir varias áreas de impresión, cada una se imprimirá en una página independiente. Para definir el área de impresión, selecciona el rango de celdas y ve a Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. Para borrar un área de impresión, utiliza la opción " Borrar área de impresión ".

Previsualizar Antes de Imprimir

Antes de imprimir, siempre es recomendable previsualizar el documento para asegurarte de que el resultado sea el esperado. Esto te permitirá detectar cualquier problema de formato o diseño antes de gastar papel y tinta. La vista previa se abre en la Vista Backstage de Microsoft Office, donde puedes ajustar la configuración de página y el diseño antes de imprimir finalmente.

Imprimir Tablas en Excel

Imprimir solo una tabla dentro de una hoja de cálculo extensa es una tarea común. En Excel para la web, esto es posible siempre y cuando la tabla tenga menos de 000 celdas. Para tablas más grandes, es recomendable usar la aplicación de escritorio de Excel. Para imprimir una tabla, selecciona la primera celda de la tabla y desplázate hasta la última celda para seleccionarla completamente. Después, ve a Archivo > Imprimir y selecciona " Selección actual " antes de imprimir. Recuerda previsualizar el resultado antes de imprimir.

Consejos Adicionales para una Impresión Óptima con Excel

• Calidad de Impresión: Experimenta con diferentes configuraciones de calidad de impresión para encontrar el mejor equilibrio entre calidad y consumo de tinta.
• Márgenes: Ajusta los márgenes de impresión según tus necesidades para optimizar el uso del papel.
• Encabezados y Pies de Página: Agrega encabezados y pies de página para incluir información adicional en cada página impresa.
• Orientación de Página: Selecciona la orientación de página (retrato o paisaje) que mejor se adapte a tus datos.
• Escala: Ajusta la escala de impresión si necesitas reducir o ampliar el tamaño del contenido.

Consultas Habituales sobre Excel e Impresión

Recuerda que la correcta configuración de la impresión en Excel depende de tus necesidades específicas. Experimenta con las diferentes opciones y configuraciones para encontrar la mejor manera de imprimir tus hojas de cálculo.